Compliance ( Text mit freundlicher Genehmigung der IHK Essen aus der MEO entnommen )
Hinweise zur Umsetzung im Unternehmen
Rechtsverstöße von Unternehmensvertretern finden eine wachsende Aufmerksamkeit in den Medien. Dies gilt dabei unabhängig davon, welche Bereiche sie im Einzelnen betreffen. Der Schaden fürs Unternehmensimage, der sich hieraus ergeben kann, ist sehr groß, auch wenn die Vorwürfe nicht zutreffen oder nicht beweisbar sind. Aus diesem Grund wird für Unternehmen die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Erhalt eines positiven Images immer bedeutender.
Unter dem Begriff „Compliance” hat dieses Themenfeld in der letzten Zeit ein sehr großes mediales Echo gefunden. Dabei steckt hinter dem aus dem amerikanischen Rechtskreis übernommenen Wort inhaltlich aber nichts wirklich Neues.
Grundsätze des ehrbaren Kaufmannes
Die im IHK-Gesetz aufgeführte Bezeichnung „ehrbarer Kaufmann“ nimmt Bezug auf das gewachsene Leitbild für verantwortlich am Wirtschaftsleben Teilnehmende. Kurzgefasst ist hiernach ein Kaufmann in seinem Handeln stets ein Vorbild und an sein Wort gebunden. Die Unternehmensführung erkennt dabei unabhängig von der Größe des Betriebs auch über das Gesetz hinausgehende Verhaltensregeln an.
Compliance und gesetzliche Regelungen
Der Begriff Compliance lässt sich übersetzen als (Regel-) Befolgung und damit verstehen als Summe aller Maßnahmen, die zur Einhaltung von gesetzlichen Regelungen sowie auch selbst gegebenen eigenen Verhaltensrichtlinien erforderlich sind.
Dabei kommt der Wahrung von “Sitte und Anstand” eine hohe Bedeutung zu. Im unternehmerischen Kontext dient Compliance vor allem dazu, wirtschaftskriminellen Handlungen sowie Haftungs- und Schadenersatzansprüchen vorzubeugen und das Image des Unternehmens sowie das in dieses gesetzte Vertrauen zum Wohl der Geschäftsbeziehungen zu fördern und zu bewahren.
Zu Compliance gehört insbesondere die Beachtung der in Gesetzen normierten Anforderungen an korrektes unternehmerisches Handeln bei Vergabeverfahren. Während zivilrechtliche Verstöße zumeist nur Schadenersatzansprüche auslösen, führt strafrechtlich relevantes Verhalten (z.B. Betrug, Untreue, Bestechung bzw. Bestechlichkeit, Geldwäsche, etc.) zur Strafbarkeit der handelnden Personen, und eventuell auch der Unternehmensführung.
Gesetzliche Sonderregelungen zur Compliance finden sich im Wertpapierhandelsgesetz und im Kreditwesengesetz. Hiernach müssen Kreditinstitute eine „ordnungsgemäße Geschäftsorganisation“ sicherstellen, ebenso nennt das Kartellrecht den Begriff des „gesetzestreuen Unternehmens“. Auch andere Regelungen des Zivilrechts wie das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) listen mit dem Grundsatz von „Treu und Glauben“ oder das GmbH-Gesetz mit der Pflicht des Kaufmannes, in seiner Tätigkeit die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes zu beachten, Kernpunkte eines ehtisch korrekten Handelns von Unternehmern auf.
Der deutsche Corporate Governance Kodex
Nicht zu den gesetzlichen Regelungen zu zählen ist der „Deutsche Corporate Governance Kodex“. Er wurde erstmalig am 26.02.2002 von einer Regierungskommission verabschiedet und wurde seither mehrfach überarbeitet. Der „Deutsche Corporate Governance Kodex“ besitzt über die sog. „Entsprechenserklärung“ des § 161 Aktiengesetz (AktG) jedoch eine Gesetzesgrundlage. Die „Entsprechenserklärung“ verlangt, dass Vorstand und Aufsichtsrat börsennotierter Gesellschaften in Deutschland jährlich erklären, dass den Empfehlungen des "Deutschen Corporate Governance Kodex" entsprochen wurde bzw. welche Empfehlungen des Kodex nicht eingehalten wurden.
Der Kodex enthält vor allem Vorschläge für eine gute Corporate Governance, also eine ethische Verhaltensweise von Mitarbeitern und der Unternehmensführung. Durch die Entsprechenserklärung sollen die geltenden Regeln gegenüber Dritten transparent gemacht und damit letztlich das Vertrauen in die Unternehmen gestärkt werden. Die aktuelle Fassung des Kodex kann im Internet eingesehen werden:
http://www.corporate-governance-code.de/ger/kodex/index.html Umsetzung von Compliance
Zunächst einmal ist es wichtig, die Mitarbeiter des Unternehmens über bestehende gesetzliche Regelungen zu informieren. Zur Einhaltung der über das Gesetz hinausgehenden Verhaltensregeln in einem Betrieb (darunter auch solchen, die nur für den Betrieb gelten und intern aufgestellt wurden) ist es sinnvoll, diese firmenintern festzulegen, zu dokumentieren und zu kommunizieren.
Durchsetzbar sind Compliance-Regelungen durch das Direktionsrecht des Arbeitgebers. Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, empfiehlt sich der Abschluss einer Betriebsvereinbarung über die Einführung der Compliance-Regelungen.
Die Regelungen können dann neuen Mitarbeitern durch Aushändigung bei der Einstellung, ansonsten durch Aushänge, Rundschreiben etc. bekannt gemacht werden.
Compliance-Regelungen bringen letztendlich nur dann etwas, wenn ihr Einhalten kontrolliert und Verstöße auch sanktioniert werden. Daher enthalten die meisten betriebsinternen Compliance-Regelungen Hinweise, dass Pflichtverletzungen zu arbeitsrechtlichen Sanktionen wie Abmahnungen oder einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können.
Hierbei sind die Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers zu beachten. Eine Befragung des Mitarbeiters ist zulässig. Die Einsichtnahme in die Personalakte zu betrieblichen Ermittlungen ist dann zulässig, wenn es hierfür gerade auf Angaben aus der Personalakte ankommt. Nicht zulässig ist es aber, Mitarbeiter mittels eines systematischen Abgleichens von Mitarbeiter- und Lieferantendaten (sog. Screening) zu “durchleuchten”. Ebenso unzulässig ist das Observierenlassen, ohne dass ein entsprechender Verdacht besteht.
Ein firmeninternes Compliance-System dient dem Zweck der Kontrolle und Überwachung des gesamten Unternehmens. Compliance-Beauftragte, die viele größere Unternehmen beschäftigen, kontrollieren und gewährleisten die Einhaltung der internen und externen Vorgaben.
Im Idealfall gelingt es so, Wirtschaftskriminalität vorzubeugen, Haftungs- und Schadenersatzansprüche Dritter zu vermeiden und das eigene Unternehmen nach außen hin noch positiver als bislang schon darzustellen.
